不要一开始就给一大串功能愿望。先准备一个真实流程、现在的记录样本、使用者、状态和老板真正要看的报表。
- 准备现在实际使用的记录例子。
- 把第一阶段必须做的东西和未来想法分开。
- 先让 BossFlow 复盘流程，再讨论执行范围。
收集每天真实在用的例子
找开发人员之前，先收集团队现在使用的真实记录：工作清单、询问记录、收款备注、任务清单、报表格式，以及现有软件截图。
这些例子比完美文件更有价值。它们会显示新系统必须支持的字段、例外情况和员工习惯。
实际下一步
把其中一个现有流程发来，BossFlow 会建议第一套最值得复盘的系统。
把流程发给 BossFlow 判断第一步用一句话写下第一个流程问题
可以用这个格式：我们需要系统追踪【流程】，因为【问题】正在造成【业务影响】。例如：我们需要系统追踪收款跟进，因为完成的工作有时没有准时收款。
这句话会让项目保持聚焦。没有它，讨论很容易变成一堆听起来有用、但没有解决第一问题的功能。
先定义使用者和权限
列出谁会用系统：老板、行政、主管、员工、司机、销售或财务。然后决定每个人可以看、建立、修改和批准什么。
角色会影响成本和设计。只有行政使用的简单系统，和多角色、有审批、有记录历史的流程系统，是两个不同范围。
准备真正会用的报表
报表应该帮助做决定。例子包括今日工作、逾期跟进、未收款、员工工作量、客户阶段、每月完成工作和紧急异常。
如果老板第一阶段只需要三个报表，就应该讲清楚。做对三个有用报表，比做十个没人看的报表更好。
把第一阶段和未来想法分开
长期 roadmap 可以保留，但第一阶段要收紧。把每个想法标成现在必须、有用但以后做、或暂时不确定。
这样开发人员才能给出实际的分阶段方案，而不是猜每个想法是不是都要马上做。
实用清单
- 准备现有记录和报表样本。
- 用一句话写下第一个流程问题。
- 列出使用者角色和权限需求。
- 定义状态、必要字段和例外情况。
- 把第一阶段必须做和未来想法分开。